Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę firma zobowiązana jest do prowadzenia ich teczek osobowych. Według wymogów kodeksu pracy, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana 10 lat po ustaniu zatrudnienia, a w przypadkach, gdy pracownik został zatrudniony przed 1999 rokiem – aż 50 lat po ustaniu zatrudnienia. Prawo polskie dopuszcza przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. Obecnie większa część firm nadal wybiera papier. Jednak coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na e-teczkę i wygodę, jaką oferuje.
Zanim dokumenty staną się e-teczką
E-teczka to w najprostszym ujęciu komplet elektronicznych akt osobowych pracownika. Nie jest to jednak odpowiednik zwyczajnego zestawu skanów dokumentów, które wcześniej występowały w formie papierowej. Aby taki zestaw dokumentów zamienił się w e-teczkę, kluczowe są dwa kroki. Pierwszy, to poświadczenie każdego zeskanowanego (lub od razu cyfrowego) dokumentu podpisem elektronicznym kwalifikowanym, zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Drugi – to umieszczenie kompletu dokumentów w systemie, który umożliwia cyfrowy obieg i przetwarzanie informacji zawartych w dokumentacji.
Zgodnie z wymogami polskiego prawa, pracownicza dokumentacja elektroniczna może być przechowywana po poświadczeniu jej podpisem elektronicznym kwalifikowanym przez pracownika. I tu dla wielu firm pojawia się pierwsza poważna bariera, bo pracownicy jako osoby fizyczne zwykle nie posiadają podpisu elektronicznego kwalifikowanego i nie mają potrzeby go mieć. Certyfikat podpisu elektronicznego, w zależności od dostawcy jest ważny od roku do trzech lat i kosztuje ok. 300 złotych, a poza perspektywą podpisywania dokumentów pracowniczych, sytuacji, w których osoba fizyczna go potrzebuje, jest naprawdę niewiele. Nie znaczy to jednak, że firma decydująca się na digitalizację akt pracowniczych staje przed barierą nie do pokonania.
Często stosowany jest bowiem inny wariant. Wymiana dokumentów na linii pracownik – pracodawca jest papierowa, natomiast pracodawca skanuje oryginał umowy z pracownikiem i podpisuje go podpisem kwalifikowanym. Odtąd w obiegu w firmie jest wyłącznie dokument cyfrowy.
Połączyć dokumenty cyfrowe w e-teczkę
Zbiór elektronicznych dokumentów poświadczonych podpisem kwalifikowanym nie stanowi jeszcze e-teczki. W następnym kroku muszą one być ułożone w systemie elektronicznym, który umożliwia przetwarzanie informacji. Kryteria i wymagania dla tego systemu są zdefiniowane w przepisach krajowych. Kwestie takie jak wymagana rozdzielczość skanów dokumentów, rodzaj podpisów i sposób ich weryfikacji, audyt obiegu dokumentów w systemie, struktura metadanych, struktura techniczna plików, warunki i format przekazywania danych innym podmiotom (np. PIP) są określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).
Należy jednak podkreślić, że e-teczka to tylko jeden z elementów digitalizacji firmy. Unikalnym rozwiązaniem, jakie proponuje ADP, jest zintegrowanie elektronicznej dokumentacji pracowniczej z innymi narzędziami z zakresu kadr i płac, jak payroll i administracja kadrowa. Klient w tym wariancie nie musi budować na własną rękę całej infrastruktury, by skorzystać z tego rozwiązania. System ADP umożliwia dalsze przetwarzanie danych elektronicznych wewnątrz firmy, a pracownik otrzymuje przyjazny intefejs, umożliwiający korzystanie z nich według swoich potrzeb, skracając znacznie czas obsługi w porównaniu z dokumentacją z epoki papierowej. Portal pracownika umożliwia m.in. pobieranie pasków wynagrodzeń, PIT-ów, składanie wniosków urlopowych, wnioskowanie o zaświadczenie o zarobkach czy o zdalny tryb pracy, zgłoszenie członka rodziny do ZUS, pobranie RMUA itp. Kandydaci do pracy mają natomiast do dyspozycji e-pakiet, w którym mogą składać dokumenty aplikacyjne w formie cyfrowej. To pierwszy krok do budowania ich e-teczki.
